Így növeld a hatékonyságot feladatkezelő programok segítségével!

Cégünk méretétől függetlenül feladatok mindenhol vannak. A tennivalókat eddig szóban, telefonon, esetleg emailben osztottuk ki, majd a nap folyamán egyeztettünk az esetlegesen felmerülő kérdésekről, egyéb teendőkről, és az elvégzendő feladat státuszáról. Ez egyrészt hibalehetőségeket rejt magában, másrészről a távmunka és a home office aranykorában kevésbé kivitelezhető. Ebben a cikkünkben bemutatok egy olyan módszert, amely a jelen körülmények között is maximalizálni tudja cégünk hatékonyságát a feladatkezelés szempontjából. Ez pedig nem más, mint a feladatkezelő programok használata.

Az utóbbi egy évben a COVID hatására sok-sok cég mozdult el részben vagy egészben a távmunka irányába, és emiatt drasztikusan lecsökkent a kollégák közti személyes kapcsolat. Már nem botlunk egymásba a teakonyhában, nem járunk el közösen ebédelni, és nem futunk össze a liftben sem. Mivel ezek az ad hoc találkozók eltűnőfélben vannak, és már nem csupán egyetlen karnyújtásnyira ülünk egymástól, kevesebb információhoz jutunk egymás munkájával kapcsolatban is.

A feladatkezelő programok célja

A feladatkezelő szoftverek ezt a fajta információhiányt igyekeznek áthidalni. Céljuk, hogy a munkafolyamatokat, tennivalókat, határidőket és felelősöket pontosan tudjuk dokumentálni és naprakészen tartani egy felhő-alapú rendszerben, ami bármikor, bárki számára elérhető - természetesen a megfelelő jogosultságok birtokában. A legtöbb feladatkezelő szoftver megfelel ezeknek a kritériumoknak, így a munkahelyi csoportok párhuzamosan, valós időben tudják kezelni azokat.

Melyik feladatkezelő a legideálisabb a számodra?

A szoftverek tervezői is tudják, hogy minden cég máshogyan működik, ezért feladatkezelőből is többfélével találkozhatunk a piacon. A számodra legideálisabb programot az alapján érdemes kiválasztani, hogy melyik szolgálja ki leginkább a te céged igényeit; melyik “gondolkodik” hasonlóképpen, mint ahogy ti dolgoztok a cégnél.

A határozott ideig tartó projektek számára a legideálisabb nézet a horizontális elrendezésű naptár, ahol sávokban jeleníthetjük meg, hogy mennyi ideig tartanak a projekt egyes szakaszai. A termelési ágazatok számára azonban az oszlopos megjelenítés a megfelelő, ahol egy kártya egy terméket jelöl. Itt ahogy halad előre a gyártási, termelési folyamat, úgy húzzuk át a kártyákat egyik oszlopból a másikba, míg az végül eljut az ügyfélhez. Ez csak néhány példa az elérhető funkciók közül, ám érdemes rászánni az időt, hogy megtaláljuk a saját céljainknak leginkább megfelelő szoftvert.

Mire képes egy feladatkezelő szoftver?

A feladatkezelő szoftverek mindegyike képes a tennivalók és részfeladatok kezelésére. Ezeket akár egy dedikált projektmenedzser, akár maga a munkavállaló is hozzáadhatja a felülethez. Érdemes minden feladathoz határidőt és felelőst is rendelni, hisz ismerjük a mondást: közös lónak túros a háta; vagyis az a feladat, ami mindenkié, valójában senkié. A legideálisabb, ha a feladatokat a legkisebb egységig lebontjuk, és a részfeladatokat külön-külön visszük fel a rendszerbe. Így mindig látni fogjuk, pontosan hol tart a folyamat - és nem csak annyit, hogy “Folyamatban”. Általában a projektmenedzser vagy a csoportvezető feladata a tennivaló lista naprakészen tartása, és a feladatok előrehaladtának a mindennapos monitorozása is.

A feladatkezelő szoftverek óriási előnye, hogy azok összekapcsolhatóak a céges levelezőrendszerrel, így létrehozhatunk új feladatokat közvetlenül egy e-mailből, de az emailt akár csatolmányként is hozzárendelhetjük egy tennivalóhoz. Ezen túlmenően a feladatkezelők a felhő-alapú tárhelyekkel is kompatibilisek, így könnyedén behúzhatjuk egy-egy dokumentum vagy táblázat linkjét a projektbe. Így a munkafolyamat során sokkal gyorsabban el tudjuk érni a szükséges fájlokat, hisz mindent egy helyen rendszerezhetünk.

Az alábbiakban összegyűjtöttük neked a leggyakrabban használt feladatkezelő szoftverek listáját:

• Asana: a feladatkezelő szoftverpiac egyik legelső résztvevője, amely ma már számtalan munkaformához testreszabható.
• Trello: a kártyás megjelenítés úttörője. Különféle kiegészítőkkel hozzárendelhetjük a Gmail-es leveleinket, átválthatunk naptárnézetre, és automatizált feladatokat létre tudunk benne hozni.
• Basecamp: Google Drive-val összekapcsolható projektkezelő szoftver a határozott idejű feladatok ellátásra. Nagy előnye, hogy közvetlenül a szoftverből tudunk emailt küldeni és fogadni, így tényleg minden szükséges információt egy helyen tárolhatunk egy projekthez.
• Notion: megalkotásakor nagyot álmodtak a tervezők, és az összes, mai piacon elérhető funkciót beépítették egyetlen szoftverbe. Ez eleinte kissé megnehezíti a használatát, de minden csak megszokás kérdése!
• Clickup és Monday: Két hasonló koncepcióval rendelkező projektkezelő, mellyel nem lőheted lábon magad. Előnye, hogy nagyon egyszerűen tudod nagyon hatékonyan kezelni a feladatokat, rengeteg automatizmus és eszköz van hozzájuk, amivel kimaxolhatod az igényeidet.

A következő cikkben arról lesz szó, hogy miért hasznos, ha egy időben egyszerre többen is tudunk ugyanazon a dokumentumon dolgozni! Tarts velem legközelebb is.