7 érv a közös dokumentumszerkesztés mellett

Ebben a korábbi bejegyzésemben arról írtam, hogy miért érdemes a kis- és középvállalkozásoknak áttérni a felhő alapú szolgáltatásokra. A mostani bejegyzésben pedig elmélyítjük ezt a témát, és megvizsgáljuk, miért érdemes mindenkinek áttérni a felhő alapú szolgáltatások egy konkrét típusára, a közösen szerkeszthető, megosztott dokumentumokra.

1. Nem igényelnek külön szoftvert

A felhő alapú dokumentum-szerkesztők előnye, hogy azokat többnyire bármelyik internetes böngészőn keresztül el tudjuk érni, és egyből tudunk velük dolgozni. Nem kell minden egyes laptopra és számítógépre feltelepíteni a szoftvereiket, nem kell karbantartással foglalkozni, nem kell rendszeresen frissíteni a programokat. Mindezt elvégzik a túloldalon láthatatlanul dolgozó fejlesztők. Nekünk már csak a saját feladatunkra kell összpontosítani.

2. Felejtsd el a mentés gombot!

Mivel a szolgáltatás virtuális alapú, minden automatikusan a felhőbe kerül elmentésre. A legtöbb ilyen dokumentumszerkesztő néhány másodpercenként automatikus mentést végez, így nekünk soha többé nem kell azon aggódni, vajon elmentettük-e a fájlt. A rendszer megteszi ezt helyettünk. És ha váratlanul megszakad az internetkapcsolat? Mivel néhány másodpercenként automatikusan ment a rendszer, jó eséllyel nem sok adatunk fog elveszni.

Viszont annak érdekében, hogy elő tudjunk keresni egy-egy korábbi állapotot, minden felhő alapú dokumentumban található verziókövetés is. Ezeket dátum szerint gyorsan elő tudjuk keresni a verziótörténetből, így bármikor visszaállíthatjuk a fájlt bármelyik korábbi állapotára.

3. Nincsenek többé fájlok!

Azáltal, hogy a dokumentumokat automatikusan a felhőbe mentjük, nem kell azokat a saját számítógépünk merevlemezén vagy pendrive-on tárolni. A dokumentumok eléréséhez mindössze internetkapcsolatra van szükség: ha el szeretnéd érni a fájlt, csak megnyitod a dokumentumkezelő klienst, rákattintasz a fájlra, és az letöltődik a felhőből.

És hogy mi történik akkor, ha internetkapcsolat nélkül szeretnél egy dokumentumon dolgozni? Erre jelent megoldást az “offline állapot” funkció! Ez a lehetőség letölti a számítógép merevlemezére a fájl legutolsó verzióját, amit innentől bárhol, bármikor szerkeszthetsz, például egy hosszabb repülőúton. Amint ismét internetkapcsolatba kerülsz, a fájl frissülni fog a felhőben.

4. Nincs több fájlküldés emailben

Az előző érv mellett szól továbbá, hogy a felhő alapú dokumentumok használatával soha többé nem kell e-mailben fájlokat küldeni. Ez egy annyira erős érv, hogy egy teljesen önálló pontot érdemel ebben a cikkünkben.

A felhő alapú, közösen szerkeszthető dokumentumok megjelenése előtt ugyanis a következőképpen dolgoztunk: valaki szerkesztett egy fájlt, majd elnevezte, elmentette, és emailben továbbította a kollegájának. Ez a kolléga előbb lementette a fájlt a saját gépére, megnyitotta, szerkesztette, ismét elmentette, majd továbbította egy harmadiknak. A harmadik kolléga a másodikhoz hasonlóan cselekedett, és ekkor már három verzió is keringett a céges rendszerben. Minden újabb másolattal újabb hibalehetőség jött létre; ráadásul a végső dokumentumok összefésülése hajtépő művelet volt.

A felhő alapú dokumentumoknál azonban elegendő megosztani a fájl URL címét, és a címzett pontosan ugyanazon a dokumentumon fog dolgozni, amin te is.

5. Bárhol, bármikor elérhető fájlok

Nincsenek többé határok, ha a munkáról van szó. A felhőben eltárolt fájlokhoz bárhol és bármikor hozzáférhetünk - természetesen a megfelelő jogosultságok birtokában. A home office korában ez egy hatalmas előny. Nem számít, hogy egy kolléga az otthonából dolgozik, vagy a világ másik feléről - épp úgy el tudja érni az adatokat, mintha a mellettünk lévő asztalnál ülne.

6. Nagyobb transzparencia a cégen belül

Ha szükségünk van egy fájlra, már nem kell megvárnunk, hogy a nyaraláson lévő kollégánk visszatérjen, és a laptopjáról továbbítsa azt nekünk. Amennyiben rendelkezünk a megfelelő jogosultságokkal, mi magunk is hozzáférhetünk a cég szinte bármelyik dokumentációjához. Ez olyan transzparenciát hozhat létre a cégeken belül, amely sokszorosára növeli a hatékonyságot.

7. Közös munka

Az a legjobb ezekben a dokumentumokban, hogy párhuzamosan is tudunk rajtuk dolgozni, ezáltal minden eddiginél egyszerűbben tudunk együttműködni a társszerzőkkel. A home office korában ez fantasztikus segítség az online meetingek során. Nem csak hogy egyszerre tudjuk szerkeszteni az adott fájlokat, de azt is valós időben látjuk, hogy ki merre jár az adott dokumentumban.

Ideális az olyan gyorsan változó dokumentációk kezelésére is, melyeket természetüknél fogva nem érdemes kinyomtatni, hisz akár már másnap elévülhet a benne található információ; vagy olyan projektek nyomonkövetésére, amiben akár több tucat ember dolgozik egyszerre, és már nem tudná követni a tempót egyetlen projekt menedzser.

Amennyiben bejelentkezéshez kötjük a dokumentumok szerkesztési jogát, azt is nyomon tudjuk követni, hogy ki és mit változtatott az egyes anyagokon. Így többé már az sem lesz kérdés, hogy ki mennyit és mit dolgozott, hisz mindenről lesz adatunk a verziótörténetben.

A legnépszerűbb szolgáltató ezen a piacon ma természetesen a Google. Magánszemélyek számára a Google Drive, vállalkozások számára pedig a Google Workspace nyújt akár ingyenes megoldásokat is a közös munka lehetővé tételére. Mindezek a tulajdonságok teljesen felülírja azt, ahogyan eddig végeztük a munkánk. Szinte minden munkafolyamat felgyorsul, hiszen egy időben akár egy egész csapat is képes ugyanazon a dokumentumon dolgozni. Ha a te cégednél még mindig emailben külditek egymásnak a fájlokat, javaslom, még ma regisztrálj erre a szolgáltatásra!